Reklamace faktury - jak postupovat

Obdrželi jste fakturu, se kterou nesouhlasíte? Nebo vám odběratel vrátil fakturu s reklamací? Reklamace faktury je běžná situace v podnikatelské praxi. V tomto článku si projdeme, jak správně postupovat na straně odběratele i dodavatele.

Důvody pro reklamaci faktury

Fakturu můžete reklamovat z mnoha důvodů. Mezi nejčastější patří:

Formální chyby

• Nesprávné identifikační údaje (IČO, DIČ, adresa)
• Chybné číslo faktury nebo DUZP
• Chybějící povinné náležitosti daňového dokladu
• Nesprávná sazba DPH

Věcné chyby

• Fakturovaná částka neodpovídá smlouvě nebo objednávce
• Fakturace za nedodané zboží nebo neprovedené služby
• Nesprávné množství nebo cena za jednotku
• Faktura za zboží, které bylo reklamováno

Duplicitní fakturace

• Stejné plnění fakturováno dvakrát
• Záloha nebyla odečtena od konečné faktury

Postup při reklamaci faktury - strana odběratele

Krok 1: Identifikujte problém

Před kontaktováním dodavatele si ujasněte:

• Co přesně je na faktuře špatně?
• Máte podklady dokazující chybu (smlouva, objednávka, dodací list)?
• Jedná se o formální nebo věcnou chybu?

Krok 2: Kontaktujte dodavatele

Reklamaci faktury oznamte dodavateli písemně (e-mail, datová schránka, doporučený dopis). Telefonická reklamace je dobrá pro první kontakt, ale vždy ji potvrďte písemně.

V reklamaci uveďte:

• Číslo reklamované faktury
• Datum vystavení faktury
• Konkrétní popis chyby
• Požadovaný způsob nápravy
• Přílohy (kopie faktury, smlouvy, objednávky)

Krok 3: Stanovte lhůtu

Dejte dodavateli přiměřenou lhůtu na vyřešení reklamace - obvykle 7-14 dní. Pokud dodavatel nereaguje, zašlete urgenci.

Krok 4: Řešte platbu

Důležité: Samotný nesouhlas s fakturou vás nezbavuje povinnosti platit za skutečně dodané zboží nebo služby. Pokud je sporná pouze část faktury:

• Uhraďte nespornou část
• Spornou část pozastavte do vyřešení reklamace
• Informujte o tom dodavatele

Pokud odmítnete platit celou fakturu bez oprávněného důvodu, dostáváte se do prodlení a dodavatel má nárok na úroky z prodlení.

Postup při reklamaci faktury - strana dodavatele

Krok 1: Přijměte reklamaci

Každou reklamaci berte vážně a reagujte na ni. Ignorování reklamace:

• Poškozuje obchodní vztah
• Může vést ke sporům a soudním řízením
• U oprávněných reklamací zbytečně prodlužuje řešení

Krok 2: Prověřte oprávněnost

Porovnejte reklamaci s:

• Původní objednávkou nebo smlouvou
• Dodacím listem
• Ceníkem
• Vlastní evidencí

Krok 3: Vyřešte reklamaci

Podle typu chyby zvolte odpovídající řešení:

A) Opravný daňový doklad (dobropis/vrubopis)

Pokud došlo ke změně základu daně nebo výše daně po vystavení původního dokladu, vystavte opravný daňový doklad podle § 42 zákona o DPH. Ten se vystavuje zejména při:

• Snížení ceny (dobropis)
• Zvýšení ceny (vrubopis)
• Vrácení zboží
• Slevě za vady

Opravný daňový doklad musí obsahovat:

• Označení „opravný daňový doklad"
• Důvod opravy
• Rozdíl mezi původním a opraveným základem daně
• Rozdíl ve výši daně
• Odkaz na původní daňový doklad

B) Storno a vystavení nové faktury

U formálních chyb (špatné IČO, chybná adresa) je nejjednodušší:

1. Stornovat původní fakturu
2. Vystavit novou fakturu se správnými údaji
3. Informovat odběratele o změně

C) Potvrzení správnosti

Pokud reklamaci vyhodnotíte jako neoprávněnou, písemně informujte odběratele s odůvodněním, proč je faktura správná. Doložte podklady.

Lhůty pro reklamaci faktury

Zákon nestanoví specifickou lhůtu pro reklamaci faktury. Nicméně platí obecná pravidla:

Promlčecí lhůta

Právo na opravu daňového dokladu se promlčuje ve lhůtě 3 roky (dle § 42 odst. 2 zákona o DPH musí být opravný doklad vystaven do 3 let od konce zdaňovacího období, ve kterém vznikla povinnost přiznat daň).

Lhůta pro vystavení opravného dokladu

Opravný daňový doklad by měl být vystaven do 15 dnů ode dne zjištění skutečností rozhodných pro provedení opravy.

Smluvní lhůty

Ve smlouvě si můžete sjednat konkrétní lhůtu pro uplatnění reklamace faktury (např. „Reklamace faktury musí být uplatněna do 10 dnů od jejího doručení"). Po uplynutí této lhůty se faktura považuje za odsouhlasen.

Reklamace a DPH

Odběratel (příjemce opravného dokladu)

Pokud obdržíte dobropis (snížení základu daně), jste povinni snížit svůj nárok na odpočet DPH v daňovém přiznání za období, ve kterém jste se o opravě dozvěděli (§ 74 odst. 1 zákona o DPH).

Dodavatel (vystavitel opravného dokladu)

Dodavatel si může snížit svou daňovou povinnost v přiznání za období, ve kterém odběratel obdržel opravný doklad (§ 42 odst. 3 písm. b zákona o DPH).

Kontrolní hlášení

Opravné daňové doklady se uvádějí v kontrolním hlášení:

• Dodavatel: oddíl A.4 nebo A.5 (se záporným znaménkem u dobropisu)
• Odběratel: oddíl B.2 nebo B.3

Vzor reklamace faktury

Věc: Reklamace faktury č. 2026-0157

Vážený obchodní partnere,

dne 10. 3. 2026 jsme obdrželi Vaši fakturu č. 2026-0157 ze dne
8. 3. 2026 na částku 54 450 Kč vč. DPH.

Po kontrole jsme zjistili následující nesrovnalosti:

1. Fakturovaná cena za položku „Konzultační služby" činí
   35 000 Kč bez DPH, zatímco dle smlouvy č. 2025-089 ze dne
   15. 1. 2026 byla sjednána cena 30 000 Kč bez DPH.

2. Položka „Cestovní náklady" ve výši 5 000 Kč bez DPH nebyla
   předem odsouhlasena dle čl. IV odst. 3 smlouvy.

Žádáme Vás o vystavení opravného daňového dokladu ve výši
rozdílu, tj. 10 000 Kč bez DPH + DPH 21 %, celkem 12 100 Kč.

Nespornou část faktury ve výši 42 350 Kč uhradíme ve lhůtě
splatnosti. Spornou část uhradíme po vyřešení reklamace.

Prosíme o vyřízení do 14 dnů od doručení této reklamace.

S pozdravem
[podpis]

Prevence reklamací

Nejlepší reklamace je ta, která nevznikne. Jak jí předejít:

1. Jasná smlouva - přesně definujte rozsah, ceny a podmínky
2. Objednávkový systém - každé plnění podložte písemnou objednávkou
3. Dodací listy - potvrzujte přijetí zboží nebo služeb
4. Průběžná komunikace - řešte nejasnosti ihned, ne až při fakturaci
5. Kontrola před vystavením - zkontrolujte fakturu před odesláním
6. Automatizace - používejte fakturační software, který hlídá správnost náležitostí

Časté chyby při reklamaci

1. Telefonická reklamace bez písemného potvrzení - nemáte důkaz
2. Odmítnutí celé platby u částečně oprávněné faktury
3. Opožděná reklamace - čím později reklamujete, tím obtížnější je řešení
4. Jednostranné storno faktury odběratelem - odběratel nemůže fakturu jednostranně stornovat
5. Nesprávný opravný doklad - musí splňovat náležitosti podle § 45 zákona o DPH

Reklamace faktury je normální součást obchodního styku. Klíčem je rychlá komunikace, písemná forma a znalost svých práv a povinností. Většinu sporů lze vyřešit dohodou bez nutnosti právního řízení.